Groupes et droits

Organiser vos équipes, ouvrir ou restreindre les accès.

Les groupes rassemblent les collaborateurs d’une agence : par service, par métier, par site… Ils servent ensuite partout dans Applipro : pour réserver une rubrique du livret à certains collaborateurs, pour cibler une notification, un article ou un formulaire, et pour attribuer automatiquement un parcours d’onboarding.

Pour y accéder : Équipe & Onboarding › Groupe & droits.

Les groupes de l’agence

Liste des groupes de l’agence et des groupes de l’entreprise — En bleu, les groupes de l’agence ; en orange, les groupes inter-agences de l’entreprise.

En bleu : les groupes propres à cette agence. Vous les créez, renommez et supprimez ici.
En orange : les groupes inter-agences, définis au niveau de l’entreprise. Ils s’affichent pour information et s’utilisent comme les autres, mais se gèrent dans Gestion des groupes.

Créer, renommer, supprimer un groupe

Fenêtre Créer un groupe — Un groupe n’a besoin que d’un nom.

Créer un groupe : donnez-lui un nom, puis Créer.
Renommer : cliquez sur le nom du groupe, modifiez-le, puis Enregistrer.
Supprimer : la croix du badge, après confirmation. Ses membres restent dans l’agence ; ils perdent seulement les accès que leur donnait ce groupe.

Choisir les membres d’un groupe

Les membres se choisissent de deux façons : depuis la fiche de chaque collaborateur (champ Groupes), ou, pour tout un groupe d’un coup, depuis Gestion des groupes au niveau de l’entreprise, avec le crayon du groupe.

Page Modifier le groupe : parcours par défaut, titre et liste des membres — La page d’un groupe : son parcours par défaut, son nom et ses membres, à cocher.

Réserver une partie du livret à certains groupes

Tableau des accès au livret d’accueil, avec deux rubriques restreintes — « Sécurité » est réservée aux groupes Technique et Logistique, « Espace managers » à la Direction.

Le tableau Les accès au livret d’accueil reprend toute l’arborescence de votre livret. Par défaut, tout est visible de tous les collaborateurs de l’agence. Pour réserver une rubrique ou une page :

Activez son interrupteur Accès restreint.
Avec le + de la colonne Groupe autorisé, ajoutez le ou les groupes qui pourront la voir. La croix d’un badge retire un groupe.

L’enregistrement est immédiat : il n’y a pas de bouton à valider.

Une restriction s’applique aussi à tout ce que contient la rubrique. Dans l’exemple ci-dessus, la page « Règles de sécurité » est invisible pour qui ne voit pas la rubrique « Sécurité », même si son propre interrupteur est éteint.

Une rubrique restreinte sans aucun groupe autorisé n’est visible par personne.

Un collaborateur appartenant à plusieurs groupes voit tout ce qu’au moins un de ses groupes autorise. Les administrateurs, eux, voient tout le livret dans le back-office, quels que soient leurs groupes.

Un cadenas signale une page issue d’un modèle partagé verrouillé : ses accès sont décidés au niveau de l’entreprise et ne se modifient pas dans l’agence.

Le parcours d’onboarding par défaut

Fenêtre Parcours d’intégration par défaut, un sélecteur par groupe — Un parcours par groupe, attribué automatiquement aux nouveaux arrivants.

Le bouton Parcours par défaut associe un parcours d’onboarding à chaque groupe. Ce parcours est attribué automatiquement à tout collaborateur créé dans le groupe — à la main, par import CSV ou par import automatique — quand aucun autre parcours n’a été choisi pour lui.

Les collaborateurs déjà présents ne sont pas concernés : pour eux, passez par Assigner un parcours.

Côté collaborateur

Un collaborateur ne voit que les rubriques qui lui sont ouvertes. Voici le même livret vu par deux personnes :

Accueil de l’application pour un collaborateur hors des groupes autorisés : trois rubriques — Un collaborateur hors des groupes autorisés : trois rubriques.

Accueil de l’application pour un membre du groupe Technique : la rubrique Sécurité apparaît — Un membre du groupe Technique : la rubrique « Sécurité » apparaît en plus.

Rien n’indique au collaborateur qu’une rubrique lui est cachée : elle n’apparaît tout simplement pas.