Le coffre-fort

Déposer, classer et partager des documents personnels.

Le coffre-fort est l’espace documentaire personnel de chaque collaborateur : bulletins de paie, contrat, attestations, documents signés… Vous y déposez des documents qui ne sont visibles que de leur destinataire. Les documents sont archivés de manière sécurisée.

Pour y accéder : Mes modules › Coffre fort. Le module s’active sur demande auprès d’Applipro, qui le relie à votre espace d’archivage.

Les dossiers

Coffre-fort : dossier Fiche de paie, fichiers déposés, liste des dossiers à droite — À droite, les dossiers ; au centre, le dépôt et les fichiers du dossier sélectionné.

La colonne de droite liste les dossiers du coffre-fort (Contrat, Fiche de paie, Onboarding…). Ce sont des rubriques communes : chaque collaborateur y retrouve ses documents, et seulement les siens. Le +, en haut à droite, crée un nouveau dossier.

Fenêtre Créer un dossier — Un dossier n’a besoin que d’un nom.

Déposer un document

Dépôt d’un bulletin de paie, partagé avec un collaborateur — Le fichier choisi, et le collaborateur à qui il est destiné.

Sélectionnez le dossier dans la colonne de droite.
Faites glisser le fichier dans la zone de dépôt, ou cliquez pour le choisir : PDF, Word, Excel, PowerPoint ou image, 5 Mo au plus.
Partager avec : choisissez le ou les collaborateurs destinataires. Chacun reçoit son propre exemplaire, dans son coffre-fort.
Upload.

Retrouver et gérer les documents

Le tableau indique pour chaque fichier son destinataire, sa date et son état (envoyé, en attente de signature, signé…).
Les dates Début / Fin et la recherche filtrent la liste.
L’œil affiche le document ; la corbeille le supprime définitivement, après confirmation.

Les documents produits par Applipro — documents signés électroniquement, attestations de QCM ou de parcours — sont déposés automatiquement dans le coffre-fort du collaborateur concerné. Voir La signature électronique et Attestations et documents PDF.

Côté collaborateur

Le coffre-fort dans l’application : dossiers Fiche de paie, Contrat, Onboarding et Mes documents — Le coffre-fort du collaborateur : un dossier par rubrique, avec le nombre de fichiers et la date du dernier ajout.

Le collaborateur ouvre son coffre-fort depuis Outils › Coffre-fort : il y retrouve ses documents, classés par dossier, les consulte et les télécharge. Un document qui attend sa signature y apparaît avec un lien pour le signer directement.

Le dossier Mes documents regroupe ce que le collaborateur a lui-même déposé : les pièces jointes qu’il a envoyées dans la messagerie et les fichiers reçus qu’il a choisi d’enregistrer dans son coffre.