Un organisme d'insertion, 7 antennes, 365 stagiaires par an
Aideq est un organisme de formation spécialisé dans l'insertion professionnelle, organisé en 7 antennes géographiques avec une équipe de 25 à 30 personnes. Chaque année, l'organisme accueille environ 365 stagiaires : des personnes éloignées de l'emploi, souvent peu à l'aise avec les outils numériques, pour qui chaque friction dans le parcours d'accueil peut devenir un frein supplémentaire.
Ce n'est pas un employeur qui cherchait à améliorer l'expérience de ses salariés. C'est un organisme qui cherchait à transformer l'expérience de ses apprenants.
Des milliers de pages papier et un dépouillement chronophage
Avant Applipro, chaque stagiaire intégrant une antenne recevait un livret d'accueil papier et signait physiquement l'ensemble de ses documents d'entrée en formation. Sur 365 stagiaires et 7 antennes, cela représentait plusieurs milliers de pages imprimées, manipulées et archivées à la main chaque année.
Les questionnaires de satisfaction suivaient la même logique : collecte papier en fin de convention, puis dépouillement manuel question par question par les assistantes administratives. Aucune vue consolidée, des erreurs inévitables, et un travail titanesque pour produire des données qui auraient dû être disponibles en quelques clics.
Contrainte supplémentaire : les équipes pédagogiques sont dispersées sur 7 sites, certains formateurs proches de la retraite, tous peu à l'aise avec l'informatique. Il fallait un outil simple à déployer, pilotable depuis un seul accès central, sans expertise technique requise.
Une plateforme de parcours apprenant avec un double usage inédit
Applipro est ici utilisé non pas comme un outil RH au sens classique, mais comme une plateforme de parcours apprenant. Le livret d'accueil digital, la signature électronique des documents contractuels et réglementaires, et la collecte de documents via formulaires remplacent intégralement le processus papier à l'entrée en formation.
Chaque antenne dispose de son propre espace, administré localement par un formateur référent, avec une supervision globale accessible depuis un seul back-office. Les questionnaires de satisfaction sont désormais intégrés à l'application : les réponses s'agrègent automatiquement, les statistiques sont consultables en temps réel, sans aucune ressaisie.
En parallèle, Applipro est également déployé en interne pour les formateurs eux-mêmes. Une seule solution. Deux populations. Deux expériences distinctes — stagiaires d'un côté, équipe interne de l'autre — au sein d'une même plateforme administrée depuis un back-office unique.
La frontière entre outil RH et outil pédagogique est plus fine qu'il n'y paraît
Aideq illustre une réalité qu'on oublie souvent : onboarder un nouveau collaborateur et accueillir un apprenant en insertion, c'est fondamentalement le même besoin. Créer les conditions d'un premier pas réussi, transmettre les bons repères, s'assurer que personne ne tombe entre les mailles. Ce qui a convaincu Aideq, c'est la capacité à centraliser en un seul outil trois besoins sans point de convergence : l'accueil, la conformité documentaire, et la mesure de satisfaction.