Le livret d’accueil entreprise
Le livret d’accueil d’entreprise s’inscrit dans la panoplie d’outils nécessaire aux nouveaux arrivants dans une entreprise. Quel est son utilité ? Quel est le contenu d’un livret d’accueil ? Tout savoir sur le livret d’accueil d’entreprise en 3 points !
3 min de lecture – publié le 25/10/2021
1- Qu’est-ce qu’un livret d’accueil d’entreprise ?
a) Définition
“Un bon livret d’accueil, c’est le premier pas vers un recrutement réussi”
Le livret d’accueil constitue le premier élément du processus d’intégration du nouveau salarié. Par définition, il s’agit d’un outil d’accompagnement transmis par le RH au salarié lors de son premier jour de travail.
À noter que pour un résultat optimal le collaborateur doit toujours être accompagné par un mentor ou un manageur pour compléter son intégration.
En général, le livret d’accueil prend la forme d’un carnet de présentation de l’entreprise, de son fonctionnement ainsi que de toutes les informations pratiques dont il a besoin pour se repérer.
Bonne nouvelle ! En 2021 Le livret d’accueil peut aussi prendre la forme d’un livret d’accueil digital, nettement plus avantageux.
- Accessibilité à tout moment depuis son smartphone
- centralisation de toutes les informations RH de l’entreprise avec des mises à jour régulières. En savoir plus sur les avantages du livret d’accueil digital.
Le livret d’accueil est un enjeu stratégique pour l’entreprise puisque c’est le premier élément d’appréciation à partir duquel le salarié va se forger une image de l’entreprise durant le processus d’intégration.
b) Le livret d’accueil pour qui ?
Le livret d’accueil est destiné généralement aux nouveaux arrivants, mais il peut être tout aussi utile aux anciens collaborateurs au vu des nombreuses informations qu’il contient.
c) Le livret d’accueil entreprise est-il obligatoire ?
Si le livret d’accueil entreprise est obligatoire pour certains secteurs d’activités comme la santé, il est toutefois indispensable pour les salariés présents et pour accueillir au mieux les nouveaux salariés. Il est important de rappeler qu’au regard de la loi, tout nouvel embauché doit recevoir, à la fois, un accueil et une formation à la sécurité au poste (Article L4141-2 du code du travail).
2- L’utilité du livret d’accueil d’entreprise
Le rôle du RH, est de se préposer à l’accueil des nouveaux salariés dans l’entreprise ; et de surcroît de vérifier que tout se présente bien, ceci en répondant aux questions du nouvel employé.
À l’aide du livret d’accueil entreprise, le RH répondra à toutes les questions d’ordre administratifs, mais aussi d’ordre personnel et confidentiel. Cet outil est un guide qui coordonne ainsi le bon déroulement d’une journée type et transmet les informations concernant le bon fonctionnement d’une l’entreprise.
On peut résumer l’utilité du livret d’accueil en 3 points :
- Permettre aux collaborateurs de s’imprégner des valeurs et de la vision de l’entreprise pour susciter le sentiment d’appartenance. Vecteur de productivité, le sentiment d’appartenance améliore la cohésion interne et suscite l’engagement des collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise.
- Transmettre le fonctionnement, la réglementation, les procédures et les process de l’entreprise au collaborateur pour qu’il puisse s’adapter rapidement et être autonome. Une intégration rapide et efficace contribue fortement à fidéliser les nouveaux collaborateurs puisque le livret d’accueil apporte réassurance et accompagnement durant cette étape sensible d’intégration.
- Répondre à certaines obligations RH par le biais du livret d’accueil (règlement intérieur, convention collective, affichage obligatoire…).
À noter que le livret d’accueil peut être adapté pour les jeunes nouveaux collaborateurs qui entrent dans le monde du travail notamment en contrat de pro. Il est donc intéressant de détailler les règles basiques de la vie courante en entreprise comme le fonctionnement des tickets restos, comment poser ses congés, etc.
3-Le contenu d’un livret d’accueil
À ce jour, il n’existe aucune réglementation concernant le contenu du livret d’accueil d’entreprise. Toutefois, les entreprises cherchent néanmoins à y inscrire des informations indispensables pour une bonne intégration du personnel. Les grands principes qui régissent l’entreprise doivent être inscrits dans le livret d’accueil :
- Le mot d’accueil du dirigeant de l’entreprise ; impliquant les valeurs, la vision, etc.
- La Présentation de l’entreprise sous diverses formes (historique, informations indicatives ou légales, forme juridique) mais aussi stratégique (les activités, services, produits de l’entreprise)
- Information pratiques concernant l’accès au parking, les transports en commun et lieux de restauration à proximité, repères internes de l’entreprise, l’annuaire téléphonique, les horaires de travail.
- La réglementation (le règlement intérieur, convention collective, informations sur les règles l’hygiène et de sécurité, congés, mutuelle, charte de télétravail, avantages légaux et conventionnels)
- L’organisation de l’entreprise, les coordonnées des différents services : service RH, comptable, la direction, le médecin du travail. Un organigramme de la structure de l’entreprise peut être intégré dans le livret d’accueil pour faciliter la compréhension du collaborateur.
- Outil, utilisation et fonctionnement des outils numériques, informatiques et de l’équipement mis à disposition des salariés (comme les outils de communication internes : Skype, Slack, etc.)
- Informations sur les instances représentatives du personnel (IRP) : Nom, coordonnées et rôles respectifs des représentants du personnel notamment le CE, les délégués du personnel.
- La rubrique parcours du collaborateur. Elle concerne les conditions d’accès aux formations professionnelles proposées par l’entreprise, les possibilités d’évolutions professionnelles, le plan de formation.
- La rubrique onboarding qui définit le déroulement de l’intégration des collaborateurs (présentation des collaborateurs, visites des lieux, initiation aux outils)
À noter que le livret d’accueil est un document qui nécessite des mises à jour régulières, pensez donc à le mettre à jour.
Si le livret d’accueil est spécifique à chaque entreprise, il se doit de représenter les grandes lignes et outils pratiques pour le salarié.
Article écrit par Ouriel Levy – Expert RH chez Applipro – le 20 Mai 2021
Pour aller plus loin
Vous souhaitez mettre en place votre propre livret d’accueil et avoir un modèle à suivre consultez notre modèle de livret d’accueil.
Quelques conseils pour créer un bon livret d’accueil :
- Lister les besoins des nouveaux collaborateurs avec un groupe de travail dédié. L’idée est de faire appel à faire plusieurs intervenants pour être le plus complet possible.
- Se focaliser sur des informations utiles présentées de façon court et synthétique.
- Définir le format du livret d’accueil le plus adapté à l’entreprise et ses objectifs. (papier, numérique et type de document)
- Ajouter des schémas, images, tableaux pour rendre le livret d’accueil plus attractif et vivant.
- Rendre le livret d’accueil simple et facile à comprendre pour les collaborateurs.
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