Le livret d’accueil numérique

Le livret d’accueil d’entreprise a toujours été utile pour l’entreprise, car il constitue le premier outil d’accompagnement pour le nouveau collaborateur. En 2021 le livret d’accueil s’est digitalisé pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. Comment définir donc le nouveau livret d’accueil numérique / digital, quel est son contenu et quelles sont ses avantages par rapport à un livret d’accueil classique. 

1- Qu’est-ce qu’un livret d’accueil numérique ? 

Un livret d’accueil numérique est une forme dématérialisé du livret d’accueil classique (voir l’article sur le livret d’accueil d’entreprise si vous n’êtes pas à jour). 

Le livret d’accueil numérique remplit le même objectif que le livret d’accueil d’entreprise, c’est-à-dire faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais de manière plus efficace plus  simple et plus rapide. Avec de nouvelles fonctionnalités comme la possibilité aujourd’hui de centraliser toutes les infos et outils RH de l’entreprise. 

Le livret d’accueil numérique est accessible sous forme d’une application téléchargeable par tous les collaborateurs et qui peut être mise à jour depuis l’espace administrateur réservé pour le responsable RH. 

2- Le contenu d’un livret d’accueil numérique  

 

Le livret d’accueil numérique ou digital possède plusieurs fonctionnalités accessibles aux collaborateurs directement depuis l’application.

Le module de communication interne permet de communiquer de manière interactive avec les nouveaux et anciens collaborateurs. Il intègre un blog, chat privé ou public et des formulaires à remplir dans l’application.

Le module onboarding permet de personnaliser et d’automatiser le processus d’intégration pour chaque collaborateur en mettant en place par exemple une check-list pour le premier jour, un message de bienvenu, un rapport d’étonnement à remplir, etc. 

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À noter que dans le cadre du processus d’intégration, les nouveaux collaborateurs peuvent consulter le livret d’accueil digital avec toutes les informations de l’entreprise avant même leur premier jour en entreprise.

Les modules Hub d’infos et obligations RH permettent de centraliser et d’afficher toute l’information RH comme les documents obligatoires et pratiques (le règlement intérieur, la mutuelle, les conventions collective, la DUERP, la médecine du travail…). Pour qu’ils soient accessibles à tout moment par tous les collaborateurs.

Le module marque employeur sert à booster la marque employeur de l’entreprise par le biais de divers outils. On peut transmettre les valeurs et la vision de l’entreprise aux collaborateurs à travers une présentation personnalisée de l’entreprise, mais également clarifier les actions et la place de chaque collaborateur dans l’entreprise.

Le module pilotage du télétravail permet d’une part de gérer et contrôler le télétravail à distance à travers des formulaires dématérialisés et d’autre part à transmettre toutes les informations et outils dont le collaborateur à besoin.

3- Quelles sont les avantages d’un livret d’accueil numérique ?

 

Applipro accompagne les entreprises vers la digitalisation avec le nouveau d’accueil totalement numérique. Les avantages sont considérables par rapport à un livret d’accueil classique. On peut citer la possibilité de gagner du temps colossal dans le processus d’intégration, de fidéliser les nouveaux talents, de personnaliser son propre livret d’accueil, de fluidifier la communication interne et la transmission d’informations. Enfin former les entreprises à l’utilisation du livret d’accueil digital. 

a) gagner du temps 

Le temps est précieux et c’est pourquoi le nouveau livret d’accueil digital est construit pour optimiser et faciliter le processus d’intégration.

Le livret d’accueil numérique centralise toutes les informations de l’entreprise dont le collaborateur a besoin pour être rapidement opérationnel et ce avant même son premier jour en poste.

Toutes les réponses aux potentielles questions des nouveaux collaborateurs peuvent être intégrées en amont et actualisées au fur et à mesure selon le processus d’intégration.

Plus besoin de papier les informations sont accessibles en quelques secondes et à tout moment pour tous les collaborateurs.

b) La digitalisation 

La digitalisation est une opportunité d’amélioration du processus d’intégration.

La digitalisation du livret d’accueil permet de numériser et stocker les documents sur un cloud réservé à l’entreprise, ainsi on évite les risques de pertes de document pour les collaborateurs.

L’utilisation du papier n’est plus nécessaire, car les informations peuvent être actualisées en temps réel. Une raison de plus pour rendre l’entreprise écoresponsable et soucieuse de l’environnement.

La digitalisation permet de relier numériquement les collaborateurs à l’entreprise, mais aussi entre eux, ce qui contribue à créer un sentiment de proximité vis-à-vis de l’entreprise et un sentiment d’appartenance vis-à-vis du groupe.

c) L’image de l’entreprise

Le numérique offre plus de souplesse dans la personnalisation du livret d’accueil, puisqu’il permet de personnaliser le thème, les rubriques par métiers ou par secteurs d’intervention. Ainsi on peut personnaliser le livret d’accueil digital (avec des images, liens, contenus spécifique) pour qu’il soit adapté à la charte graphique de l’entreprise. Idéal pour renforcer l’image de marque auprès des collaborateurs !

Le livret d’accueil digital, c’est aussi un outil de communication RH important qui peut être utilisé pour valoriser et améliorer la marque employeur. On peut par exemple offrir une intégration optimal pour les nouveaux entrants, communiquer efficacement et régulièrement sur l’entreprise avec les collaborateurs, recueillir les recommandations des collaborateurs. 

d) Ergonomie et simplicité

Applipro est une application ergonomique qui permet aux nouveaux arrivants dans l’entreprise de trouver facilement et rapidement les informations pratiques dont ils ont besoin.

Dans le processus de création du livret d’accueil numérique, Applipro vous accompagne avec une courte formation dans l’utilisation et la gestion de votre livret d’accueil digital. 

Ouriel Levy Expert RH chez Applipro – 20 Mai  2021 

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