Les étapes clés du parcours d'intégration en entreprise

Les étapes clés du parcours d’intégration en entreprise

Près de 65 % des entreprises n’ont toujours pas de processus d’intégration, pourtant, c’est le premier contact entre l’entreprise et le nouveau salarié. Le parcours d’intégration est l’étape décisive du processus de recrutement. Découvrez nos conseils utiles pour réussir les étapes clés du parcours d’intégration.

 – 4 min de lecture 

1– Qu’est-ce que le parcours d’intégration ?

2- Quelles sont les étapes clés du parcours d’intégration en entreprise ? 

3- Les avantages d’un bon processus d’intégration en entreprise à long terme 

1- Qu’est-ce que le parcours d’intégration ?

L’onboarding est un terme anglophone qui signifie littéralement “monter à bord” faisant référence à l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. On parle aussi de parcours ou de processus d’intégration.

Le parcours d’intégration correspond simplement à toutes les actions mises en place pour bien recevoir, intégrer et fidéliser le nouveau collaborateur. Ce processus peut être plus au moins long et différent en fonction du candidat, de l’entreprise et du poste en question. Il est de pratique courante d’évaluer le parcours d’intégration à l’aide d’un rapport d’étonnement.

Aujourd’hui on sait que l’intégration d’un nouveau collaborateur est une étape cruciale pour l’entreprise, puisqu’elle va directement impacter la productivité, l’assiduité, le bien-être, et la confiance au travail. Effectivement le nouvel employé pourrait se demander pourquoi travailler dans une entreprise dans laquelle il ne se sent pas intégré, n’a pas connaissance des valeurs et la vision de l’entreprise, ou il manque d’interaction avec ses collègues de travail…

Environ 1 collaborateur sur 2 envisage de quitter l’entreprise durant la période d’essai et 1 collaborateur sur 5 quitte l’entreprise au bout de 5 mois. Pour les entreprises possédant un bon onboarding c’est au contraire 58% des employés bien intégrés qui sont dans l’entreprise encore 3 ans après.

Et vous, avez-vous un bon processus d’onboarding ? Testez le vôtre !

2- Quelles sont les étapes clés du processus d’intégration en entreprise ? 

Une entreprise a tout intérêt à construire son parcours d’intégration puisque que l’on sait aujourd’hui qu’un onboarding raté (turnover) peut coûter 7000 € en moyenne pour une entreprise. Des conséquences économiques considérables en plus de potentielles conséquences sociales comme un risque d’absentéisme des employés.

Le processus d’onboarding est un travail qui se prépare en amont par les ressources humaines, et qui peut être automatisé. Attention toutefois, chaque collaborateur a besoin d’un accompagnement et d’informations spécifiques à son poste. On peut distinguer trois grandes étapes dans le processus d’intégration.

Le pre-onboarding

c’est la période de temps durant laquelle le nouveau salarié vient d’être officiellement intégré après la signature du contrat, mais n’est pas encore présent physiquement.

Il convient donc de préparer soigneusement toutes les formalités administratives avant sa venue (le contrat bien signé, le RIB, la carte vitale, la mutuelle d’entreprise…). L’aménagement du matériel, des fournitures et de l’espace de travail dédié (ordinateurs, bureaux, les identifiants, comptes professionnelles, badges, codes…). Avertir les anciens collaborateurs de l’arrivée du nouvel employé, afin d’éviter toute situation embarrassante le jour-j. Prévoir un support de présentation pour le nouveau collaborateur pour transmettre toutes les informations clés de l’entreprise ( valeurs, vision, objectifs et histoire de l’entreprise…)

Le parcours d’intégration

L’objectif ici est de préparer la journée d’intégration du nouveau collaborateur.  Sans omettre les différentes étapes clés pour familiariser le nouveau salarié avec la structure, les relations hiérarchiques en place, l’organisation, le fonctionnement, les routines et surtout la culture d’entreprise 

On peut citer : l’accueil du nouveau salarié dans l’entreprise, la présentation des collaborateurs, les visites des locaux  (salles de pause, réfectoire, sanitaires et issues de secours). La présentation du poste de travail, et la présentation de l’histoire, des valeurs et de la vision de l’entreprise.

La journée d’intégration ne doit pas être une suite successive d’étape vide de sens et uniquement à but informatif pour le collaborateur. Au contraire elle est censée être un moment convivial de partage et d’interaction pour valoriser l’intégration du nouveau collaborateur. Il est conseillé de personnaliser l’expérience collaborateur avec des étapes clés et chronologiques. Par exemple une présentation autour d’un petit déjeuner, offrir des goodies de l’entreprise, ou même réaliser des activités collectives pour le team-building (comme chez Google, LinkedIn ou Apple). On invite le collaborateur à une véritable socialisation avec son manager et ses collègues.

Le post-onboarding

La dernière phase du processus d’intégration peut prendre plusieurs mois entre 6 et 9 mois pour que le nouvel employé soit pleinement opérationnel. De ce fait, il devient primordial de mettre en place un suivi du collaborateur dans son évolution et de prévoir des ajustements si besoin.

Pour le suivi du collaborateur, il est important de désigner un mentor qui va accompagner et suivre le nouveau collaborateur dès le premier jour tout au long de son parcours. Ce dernier sera le référent auprès de qui le collaborateur pourra poser toutes ses questions et ses problématiques rencontrées.

Tout au long du processus d’intégration, il est nécessaire d’organiser des points réguliers, des rendez-vous, des bilans avec le nouveau collaborateur. Afin de suivre sa formation, son évolution et de renforcer ses axes d’amélioration au sein de l’entreprise.

Faire un rapport d’étonnement peut être une idée efficace afin de déceler les impressions, les points positifs et les points négatifs de son intégration.

3- Les avantages d’un bon processus d’intégration en entreprise à long terme 

Un bon processus d’intégration permet de raccourcir le temps d’adaptation du collaborateur. En effet, l’entreprise va répondre en amont à tous ses besoins dès le premier jour jusqu’à sa totale autonomie avec un suivi de sa progression. Un collaborateur opérationnel plus rapidement peut apporter un gain de temps considérable à l’entreprise. 

Une meilleure connaissance de l’équipe de travail améliore la cohésion sociale et la collaboration entre collègues ; la barrière du doute, la timidité ainsi que les facteurs restrictifs sont minimisés, voire effacés. L’ambiance au travail est ainsi optimisée puisque les collaborateurs partagent le même sentiment d’appartenance vis-à-vis du groupe. Il n’est d’ailleurs pas surprenant de constater que l’ambiance au travail joue principalement sur le bien-être des collaborateurs qui détermine souvent la motivation et la productivité. 

Le processus d’onboarding de la même manière que la communication RH est une opportunité importante pour projeter une image positive de la marque employeur. En effet, un bon processus d’intégration permet de valoriser l’intégration du collaborateur et de contribuer à son bonne insertion. Une image de marque positive renforce l’engagement des collaborateurs vis-à-vis de l’entreprise et deviennent à leur tour des ambassadeurs de la marque. 

Article écrit par Ali Baissaev –  rédacteur web chez Applipro – le 18 février 2022

En route vers la digitalisation 

Vous souhaitez optimiser votre parcours d’onboarding, Applipro vous propose de digitaliser votre livret d’accueil entreprise.

Quelques avantages d’un livret d’accueil digital :

• • • • Gagner du temps dans le processus d’intégration et rendre le collaborateur “opérationnel” plus rapidement.
      • Centraliser toutes les informations et outils RH de l’entreprise.
      • Accessibilité en temps réel pour tous les collaborateurs.

      • Valoriser la marque employeur à travers un outil digital propre à l’entreprise  

Articles liés