Le livret d’accueil entreprise numérique

Le livret d’accueil entreprise numérique

Le livret d’accueil entreprise digital

Un livret d’accueil entreprise numérique s’inscrit dans la panoplie d’outils nécessaire aux nouveaux arrivants dans une entreprise. C’est aussi un élément à ne pas négliger, car le livret d’accueil constitue le premier outil d’accompagnement pour le RH. Et pour le salarié c’est le signe d’un recrutement réussi, le livret d’accueil  facilitera son intégration au premier jour de sa prise de fonction.  Quels sont les méthodes de son fonctionnement ? A Quoi sert-il précisément ? Et quels sont les avantages de le numériser  ?

livret-daccueil-entreprise Bienvenue

 Qu’est ce qu’un livret d’accueil entreprise ?

Le livret d’accueil est remis à chaque nouvel arrivant d’une entreprise afin de l’accompagner dans sa prise de fonction . Il précise clairement les dispositifs dédiés aux collaborateurs, ainsi que les règles et les avantages sociaux proposés au salarié.

Le livret d’accueil entreprise est-il obligatoire ?

Si le livret d’accueil entreprise est obligatoire pour certains secteurs d’activités comme la santé, il est toutefois indispensable  pour les salariés présents et pour accueillir au mieux les nouveaux salariés. Il est important de rappeler qu’au regard de la lois, tout nouvel embauché doit recevoir, à la fois, un accueil et une formation à la sécurité au poste (Article L4141-2 du code du travail).

 Le but du livret d’accueil entreprise

Le rôle du RH, est de se préposer à l’accueil des nouveaux salariés dans l’entreprise; et de surcroît de vérifier que tout se présente bien, ceci en répondant aux questions du nouvel employé.

A l’aide du livret d’accueil entreprise, le RH répondra à toutes les questions d’ordre administratifs, mais aussi d’ordre personnel, et confidentiel. Cet outil  est un guide qui coordonne ainsi le bon déroulement d’une journée type, et transmet les informations concernant le bon fonctionnement d’une l’entreprise.

 

Ce que contient un livret d’accueil

Aucunes normes en vigueurs sont proposées pour le contenu du livret d’accueil entreprise. Toutefois, les entreprises cherchent néanmoins à y inscrire des informations indispensables pour une bonne intégration du personnel. Les grands principes qui régissent l’entreprise doivent être inscrits dans le livret d’accueil :

Des informations pratiques, l’accès au parking, le règlement intérieur mais aussi convention collective, horaires de travail ou encore montant des tickets restaurants. Des informations sur l’hygiène et la sécurité sont aussi mentionnées avec leurs définitions (ex: fumoirs). etc…

 

Voici ce qu’il peut idéalement contenir le livret d’accueil entreprise

Si le livret d’accueil est personnifié à chaque entreprise, il se doit de représenter les grandes lignes et outils pratiques pour le salarié. Ses avantages sont multiples, pour les raison suivantes évoquées ci-dessus :

  • Le mot d’accueil du dirigeant de l’entreprise; impliquant les valeurs, la stratégie etc…
  • La Présentation de l’entreprise sous diverses formes (historique, informations indicatives ou légales, forme juridique)
  • Les activités, services ou produits de l’entreprise
  • La clientèle et partenaires
  • Les équipements et infrastructures
  • L’organisation de l’entreprise, son organigramme
  • Les interlocuteurs majeurs, notamment le service RH, la direction, la direction, CE, délégués du personnel, médecins etc…
  • Le service sécurité, le parking etc..
  • Un annuaire téléphonique
  • La vie pratique autour de l’entreprise
  • Et bien plus…

 Digitaliser  le livret d’accueil entreprise

C’est évident, il faut digitaliser le livret d’accueil entreprise pour les raisons suivantes déjà évoquées ci-dessus, notamment pour l’interaction utilisateur et les options réservées au numérique  :

Le livret d’accueil entreprise numérique facilite la collecte des informations

Les informations d’un livret d’accueil entreprise ont toujours besoin d’être à jour; fraîchement actualisées et à la dispositions du personnel le plus rapidement possible.

Pour un nouvel arrivant et le service RH, il permettra de transmettre les informations actualisées aux personnes concernées. Et ceci directement, et en temps réel !

Le numérique offre plus de souplesse dans la personnalisation du livret d’accueil, il permet aussi la prévision de rubriques, par métiers ou par secteurs d’intervention. L’optimisation digital du livret d’accueil et de ses outils, sera automatiquement relié à l’intranet ou à l’internet.

De même que vos salariés sont habitués au digital, aux smartphones. Vous encouragerez ainsi vos nouvelles recrues à se relier numériquement au sein de l’entreprise. Sans compter qu’il vous faut penser aux nombreux free lances, et autres habitués au télétravail .

Le livret d’accueil numérique pour une entreprise adaptée

Le livret d’accueil entreprise numérique sollicite vos contributeurs. Son format permet de varier les présentations, ou la diffusions de contenus. Les différents outils de communication tels que les sites web ou autres documents numérisés (en ligne), seront les moyens additionnels de valoriser votre entreprise auprès de vos employés, mais aussi de votre clientèle.

Tout est relié à partir du livret d’accueil entreprise numérique, idéalement à parti d’un intranet. Que ce soit les projets en cours, les avantages sociaux, et toutes les communications dédiées aux salariés et partenaires.

Le format papier (ou PDF), ne résoudra pas le problème de la mise à jour en temps réel des informations, voir même de votre image de marque. C’est le choix d’une application dédiée à votre entreprise qui vous permettra de travailler votre présentation, d’intégrer des images, des liens et de mettre à jour rapidement toutes formes de contenus. L’application numérique, téléchargeable sur les smartphones est aussi la solution pour de petites entreprises disposant de peu de moyens informatiques .

Dans le processus de la création du livret d’accueil entreprise numérique, vous serez assisté dans la conception, dans le choix des rubriques, l’ergonomie de l’interface; le tout adapté à vos besoins et votre image de marque. Des différents intervenants contribueront à son actualisation, à son optimisation, ainsi qu’à sa diffusion selon vos exigences.

A savoir, qu’un livret d’accueil entreprise numérique peut se présenter sous divers formats. Que ce soit sur ordinateur, tablette, ou smartphone; l’application accompagner vos salariés partout où ils se trouvent. C’est du temps gagné sur l’intégration des nouveaux collaborateurs mais aussi du temps gagné pour les RH, concernés par les multiples questions qu’un nouveau employé ou collaborateur doit se poser …

Formats-Livret-Accueil-Entreprise

Une fois listées les informations importantes à intégrer dans le livret d’accueil, vous allez réaliser que de nombreux services sont concernés , d’où l’intérêt de digitaliser le livret d’accueil et de l’intégrer à un outil complet de onboarding digital.

Chaque service concerné pourra nourrir sa partie, effectuer les mises à jour, contribuer à ce
que le livret d’accueil soit riche d’informations actualisées.

Soigner le look de votre entreprise

Il est important de rendre ce livret d’accueil agréable à lire . Vous devrez sans doute adopter la charte graphique de l’entreprise mais n’hésitez pas à dynamiser tout ça. Votre image employeur va s’exprimer dans ce support ; comme il est destiné à vos nouveaux collaborateurs, soyez “branchés” à votre culture d’entreprise !

Les textes seront clairement rédigés, pas trop longs, ne vous perdez pas dans les détails !
Soyez efficaces et concrets, pensez uniquement à répondre au besoin de l’utilisateur.
L’information utile doit être facile à trouver et simple à comprendre .

Le digital à la portée du salarié et de l’entreprise

Le livret d’accueil entreprise numérique optimisera l’arrivée dans l’entreprise à la fois pour les nouveaux entrants,mais aussi pour tous les collaborateurs impliqués dans le processus. Pas de temps perdu, une information de qualité est diffusée à tous de la même façon ! Les réponses aux questions sont apportées, centralisées et disponibles.

C’est un outil de communication RH important pour votre image employeur car c’est le premier média interne proposé à vos nouveaux entrants. Pensez digital, vous y gagnerez en efficacité opérationnelle et vous valoriserez votre réputation d’entreprise “branchée”.